Hoe lang administratie bewaren?
Het is een vaakgestelde vraag: hoe lang administratie bewaren? Er zijn verschillende adviezen, maar een ding is duidelijk: je moet minimaal 5 jaar je administratie bewaren. Dit geldt voor zowel fysieke documenten als digitale documenten. In deze blog lees je waarom je administratie 5 jaar moet bewaren en hoe je dit het beste kunt doen.
Waarom administratie bewaren?
Hoe lang administratie bewaren? Dit is een vaak gestelde vraag. Het antwoord is niet eenduidig, want het hangt af van verschillende factoren. In dit artikel leest u waarom u uw administratie moet bewaren en hoe lang u deze moet bewaren. Veel ondernemers zijn vooral bezig met het runnen van hun bedrijf. Zij denken niet na over hoe lang zij hun administratie moeten bewaren. Dit is begrijpelijk, want het bewaren van administratie kost tijd en geld. Toch is het belangrijk om uw administratie goed bij te houden. Er zijn namelijk verschillende redenen waarom u uw administratie moet bewaren: -Uw administratie is het bewijs van uw bedrijfsactiviteiten. Bij een controle door de belastingdienst moet u aantonen hoeveel inkomsten u hebt gegenereerd en welke uitgaven u hebt gedaan. Als u uw administratie niet kunt overleggen, kan de belastingdienst ervan uitgaan dat u minder inkomsten hebt dan u hebt gedaan en u een boete opleggen. -Uw administratie geeft inzicht in de prestaties van uw bedrijf. Als u uw administratie bijhoudt, kunt u zien hoe uw bedrijf heeft gepresteerd in het verleden. Dit geeft u inzicht in welke activiteiten rendabel zijn en welke niet. Op basis van deze informatie kunt u beslissen welke activiteiten u in de toekomst wilt uitvoeren. -Uw administratie is nodig voor het aanvragen van vergunningen en subsidies. Als u bijvoorbeeld een vergunning wilt aanvragen voor het uitvoeren van een bedrijfsactiviteit, moet u aantonen dat u voldoet aan de eisen die daaraan worden gesteld. Dit doet u door middel van uw administratie. Hoe lang moet u uw administratie bewaren? D
Hoe lang moet je administratie bewaren?
Administratie bewaren Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor het bewaren van je administratie. Hoe lang je administratie moet bewaren is afhankelijk van verschillende factoren. In dit artikel lees je hoe lang je administratie moet bewaren en welke factoren hierbij een rol spelen. De eerste vraag die je jezelf moet stellen is of je administratie fysiek of digitaal bewaart. Veel ondernemers kiezen ervoor om hun administratie digitaal te bewaren. Dit is een goede keuze, want het is makkelijk en veilig. Een belangrijk voordeel van digitaal bewaren is dat je administratie altijd bij de hand hebt. Bovendien kun je je administratie eenvoudig delen met anderen, zoals je boekhouder. Als je ervoor kiest om je administratie digitaal te bewaren, moet je je bedenken welk bestandssysteem je gaat gebruiken. Er zijn veel verschillende bestandssystemen beschikbaar, dus je moet goed uitzoeken welk systeem het beste bij je past. Een populair bestandssysteem onder ondernemers is Dropbox. Dropbox is een cloudopslagdienst waarmee je bestanden eenvoudig kunt opslaan, delen en synchroniseren. Naast het soort administratie dat je bewaart, is ook de hoeveelheid administratie die je hebt bewaard een belangrijke factor. Als je een klein bedrijf hebt of niet veel administratie hebt, kun je ervoor kiezen om je administratie slechts een jaar of twee te bewaren. Als je een groot bedrijf hebt of veel administratie hebt, moet je je administratie langer bewaren. De wetgeving is ook een belangrijke factor die bepaalt hoe lang je administratie moet bewaren. In Nederland moet je bijvoorbeeld je financiële administratie minimaal zeven jaar bewaren. Dit geldt ook voor belastingaangiften, contracten, offertes en dergel
Wat voor soorten administratie?
In een boekhoudkundige context wordt met administratie bedoeld: alle gegevens en bewijsstukken die betrekking hebben op een economische of financiële activiteit van een rechtspersoon, ongeacht of de gegevens en bewijsstukken fysiek of elektronisch zijn vastgelegd. Dit betekent dat een onderneming een aantal wettelijk verplichte administratie moet voeren, maar ook dat het administratief vastleggen van andere activiteiten kan verstandig zijn. Een aantal voorbeelden van wettelijk verplichte administratie zijn: - Administratie voor de aangifte inkomstenbelasting - Administratie voor de aangifte omzetbelasting - Administratie voor de loonbelasting - Administratie in het kader van het sociaal statuut Naast de wettelijk verplichte administratie is er ook een aantal soorten administratie die verstandig is om aan te leggen, maar waar geen wettelijke verplichting voor bestaat. Een voorbeeld hiervan is een klantenadministratie, waarin alle contactgegevens van klanten worden bijgehouden. Een ander voorbeeld is een projectadministratie, waarin alle gegevens en bewijsstukken over een project worden bijgehouden. De wettelijke bewaartermijn voor administratie is 5 jaar. Dit houdt in dat alle gegevens en bewijsstukken die betrekking hebben op economische of financiële activiteiten van een rechtspersoon, ongeacht of de gegevens en bewijsstukken fysiek of elektronisch zijn vastgelegd, gedurende 5 jaar bewaard dienen te worden. De wettelijke bewaartermijn kan worden verlengd of ingekort in bepaalde gevallen. Voorbeelden hiervan zijn: - Wanneer er sprake is van een geschil met een wederpartij, kan de bewaartermijn worden verlengd tot
Hoe bewaar je administratie?
Als ondernemer moet je wettelijk je administratie 4 jaar bewaren. Dit geldt voor je bankafschriften, facturen, en aangiftes. Het is belangrijk om je administratie goed bij te houden, want als je fiscus vragen heeft over je aangifte dan moet je de documenten kunnen overhandigen. Ook als je bedrijf in de problemen komt, bijvoorbeeld door een faillissement, dan kan de rechter vragen om je administratie. Je administratie moet dus veilig opgeborgen worden. Bewaar je administratie dan ook op een plek waar je deze gemakkelijk terug kunt vinden. Een schoenendoos is dus niet de beste plek. Ook is het verstandig om je administratie digitaal bij te houden, bijvoorbeeld door de facturen te scannen of de aangiftes in te leveren via de belastingdienst app. Op deze manier ben je minder afhankelijk van papieren documenten en kun je deze makkelijker vinden en bewaren. Als je je administratie veilig wilt bewaren, is het belangrijk dat je weet hoe je deze moet bewaren. Administratie moet je 4 jaar bewaren, maar soms heb je administratie nodig die ouder is. Als je daarom je administratie bewaart op een manier die voldoet aan de eisen van de fiscus, ben je verzekerd van een goede administratie en kun je snel de documenten vinden die je nodig hebt.
Conclusie
Er zijn geen vastgelegde regels voor het bewaren van administratie. Het hangt af van het soort administratie dat u hebt en wat voor soort bedrijf u runt. Sommige mensen houden hun administratie gewoon bij totdat het vol is en dan gooien ze het weg. Anderen bewaren het voor een bepaalde periode en gooien het na die tijd weg. In sommige gevallen moet je je administratie bewaren voor een bepaalde tijd, bijvoorbeeld als je een belastingaangifte doet. In andere gevallen is het aan te raden om je administratie langer te bewaren, bijvoorbeeld als je een eigen bedrijf hebt of als je werkt met gevaarlijke stoffen. Het is altijd verstandig om een back-up van je administratie te maken, zodat je gegevens niet verloren gaan als je computer uitvalt of als je administratie kwijtraakt. In conclusie moet je bedenken hoe lang je administratie wilt bewaren. Dit hangt af van het soort administratie en van het soort bedrijf dat je runt. Het is altijd verstandig om een back-up van je administratie te maken.
In conclusie moeten er diverse zaken worden bewaard voor de fiscus. Zo moeten er aangiften worden bewaard van de afgelopen 5 jaar, jaarverslagen, facturen en belastingaangiftes. Ook moet er een dossier aangelegd worden voor de legale kopieën van contracten. Er geldt geen wettelijke bewaartermijn voor de rest, maar het is raadzaam alles te bewaren van de laatste 3 jaar.
